اختيار مزود تدريب لفرق المنظمات في سوريا: أسئلة قبل التعاقد

تحتاج منظمة محلية في دمشق إلى تدريب منسقي مشاريعها على إعداد الميزانية التفصيلية لمقترحات المشاريع، بعد أن عاد أكثر من مقترح من الجهة المانحة مع ملاحظات على بنود غير مبررة وأرقام لا تطابق خطة الأنشطة. ويصل إلى قسم الموارد البشرية عرضان: الأول من مركز تدريب معروف يقدّم دورة عامة في «إعداد الموازنات»، والثاني من مدرب مستقل عمل سنوات في الشؤون المالية لمنظمات أخرى. وكلاهما يعد بتدريب «تطبيقي».

في عمل المنظمات غير الحكومية والبرامج المرتبطة بالأمم المتحدة لا يكفي هذا الوعد. فالمشاركون موزعون بين مكاتب، والاتصال لا يُعتمد عليه دائمًا، والقوالب بالإنجليزية بينما يجري العمل بالعربية، وبعض المعلومات التي يتعامل معها الفريق لا يجوز أن تظهر في أي تمرين. لذلك قد يكون مركز تدريب ممتازًا مع الشركات، لكنه غير مناسب لفريقك إذا لم يعرف المهمة، أو لم يستطع الوصول إلى كل المشاركين، أو قدّم محتوى لم يراجعه أحد في منظمتك.

يجمع هذا المقال الأسئلة التي يحسن طرحها على أي مزود تدريب قبل التعاقد، سواء كان مركز تدريب أو شركة استشارات أو مدربًا مستقلًا. وتدور الأسئلة حول ثلاثة محاور: الخبرة في المهمة نفسها، وإتاحة التدريب لكل مشارك، ومراجعة المحتوى قبل التنفيذ. وهو إرشاد عام؛ فأنظمة الشراء في منظمتك وسياساتها ومتطلبات الجهات المانحة هي المرجع دائمًا، ولا يرشّح المقال أي جهة بعينها.

هل يعرف مركز تدريب المهمة التي يؤديها فريقك؟

ابدأ بوصف المهمة قبل قراءة أي عرض: ما الذي ينتجه الموظف، ولمن، وبأي قالب، وما الملاحظات التي تتكرر عند مراجعته. فعبارة «إعداد الموازنات» موضوع عام، أما «إعداد ميزانية تفصيلية لمقترح مشروع تربط كل بند بنشاط في الخطة وتبرر تكلفته بما يقبله المانح» فمهمة محددة يستطيع أي مركز تدريب أن يجيب عنها بوضوح. وإذا لم تحدد بعد المهام الأَولى بالتدريب، فابدأ من تحديد احتياجات التعلم والتطوير لفرق المنظمات في سوريا.

ثم اسأل كل مركز تدريب أسئلة تكشف خبرته في المهمة لا معرفته بالموضوع:

• هل درّب المدرب المقترح موظفين يؤدون هذه المهمة في منظمات مشابهة؟ ويكفي أن يصف السياق دون ذكر أسماء إذا اقتضت السرية ذلك.

• هل أدى المدرب المهمة بنفسه، كأن أعدّ ميزانيات مقترحات أو راجعها، أم اكتفى بتدريسها؟

• هل يستطيع مركز تدريب أن يرسل تمرينًا نموذجيًا واحدًا مبنيًا على بيانات وهمية، لترى إن كان المشارك سيخرج منه بمنتج يشبه عمله الحقيقي؟

• كيف سيُكيَّف التمرين مع قوالبكم وخطوات الاعتماد والمصطلحات التي تستخدمونها؟

وحين يرسل مركز تدريب التمرين النموذجي، اقرأه كما سيقرؤه المنسق: هل ينتهي بمنتج يشبه ما يسلّمه في عمله، كجدول ميزانية مكتمل مع مبررات بنوده، أم بأسئلة اختيار من متعدد عن المفاهيم؟ وهل يتضمن الأخطاء التي يعيدها المراجعون عندكم فعلًا، مثل بند بلا نشاط مقابل أو تكلفة لا يشرحها أي افتراض؟ وهل يترك للمشارك قرارًا يتخذه ويبرره؟ فالتمرين الذي يمكن حله دون الرجوع إلى قالب أو خطة ليس تمرينًا على المهمة، مهما اقترب عنوانه منها.

ويمكن لمرجع قطاعي أن يساعدك في وصف الأداء المطلوب. إذ يؤكد تحالف CHS أن الموظفين الأكفاء حسني الإدارة في صميم المنظمة الخاضعة للمساءلة والفعالة، ويصف إطار الكفاءات الإنسانية الأساسية بأنه إطار عام للقطاع يصلح نقطة مرجعية مفيدة. وتستعين به بعض المنظمات لصياغة السلوكيات التي تتوقعها من موظفيها، ثم تسأل كل مركز تدريب أين يبني برنامجه هذه السلوكيات. استخدمه مرجعًا فقط، فهو لا يعتمد أي جهة تدريب ولا يزكيها.

وانتبه إلى الإجابات التي تكتفي بعدد الدورات أو الشهادات أو المتدربين. فأي مركز تدريب عمل فعلًا على مهمة مشابهة سيبادلك الأسئلة: من يقرأ الميزانية؟ وما الملاحظات التي تعود بها عادة؟ وكم من الوقت يملك المنسق لإعدادها؟

هل يصل التدريب إلى كل مشارك؟

الموظفون الأكثر حاجة إلى التدريب في المنظمات هم غالبًا الأصعب وصولًا: زملاء في مكاتب ميدانية، ومن يعملون بنظام المناوبات، ومن يملكون جهازًا محدودًا أو باقة بيانات صغيرة، والموظفون من ذوي الإعاقة. لذلك فإتاحة التدريب معيار أساسي في اختيار مركز تدريب، لا تفصيل يُترك لما بعد التعاقد. صِف مجموعتك الحقيقية لكل مركز تدريب: أين يعمل المشاركون، وكيف يتصلون، وبأي أجهزة، وما احتياجاتهم، ثم اسأله كيف سيصل إليهم جميعًا.

وإذا تضمن البرنامج مواد مسجلة أو جلسات عبر الإنترنت، فاسأل عما يقدمه مركز تدريب دون طلب خاص. فإرشادات مبادرة إتاحة الويب في W3C بشأن إتاحة الصوت والفيديو تشمل التعليقات النصية للصم وضعاف السمع، والنصوص المكتوبة للمحتوى الصوتي، والوصف الصوتي للمكفوفين، ولغة الإشارة حين يحتاجها الجمهور، وتنصح بالتخطيط للإتاحة منذ بداية المشروع. والجهة التي تعامل التعليقات النصية والنصوص المكتوبة على أنها إضافة لاحقة بتكلفة منفصلة لم تخطط لها غالبًا.

ويمكنك أن تجري فحصًا أوليًا بنفسك. فـالفحوص السريعة (Easy Checks) التي تنشرها W3C تشمل النص البديل للصور، والعناوين، وتباين الألوان، والتكبير، والتعليقات النصية والنصوص المكتوبة. وتنبه W3C إلى أنها فحوص سريعة لا شاملة، وأن الصفحة قد تجتازها مع بقاء عوائق كبيرة فيها، فاستخدمها لفرز المواد الإلكترونية التي يقدمها أي مركز تدريب لا للحكم النهائي عليها.

ثم اطرح الأسئلة العملية التي تحدد إن كان الجميع سيشاركون فعلًا:

• هل يمكن فتح كل المواد دون اتصال وطباعتها، حتى لا يُستبعد أحد بسبب انقطاع الكهرباء أو ضعف الشبكة؟

• هل يمكن تقسيم الجلسات إلى فترات أقصر أو تكرارها لمكاتب ومناوبات مختلفة؟

• إذا كان الحضور في قاعة مركز تدريب، فهل يمكن الوصول إليها دون درج؟ وما البديل لمن لا يستطيع التنقل؟

• ما لغة التيسير والمواد؟ وهل ستظهر المصطلحات الإنجليزية في القوالب كما يراها الموظفون في عملهم؟

واطلب أن يسأل مركز تدريب عن احتياجات المشاركين قبل التصميم، باستمارة قصيرة تكتفي بما يلزم فعلًا: المكتب، والجهاز المتاح، وأي ترتيب يساعد المشارك على المشاركة الكاملة، دون طلب تفاصيل صحية أو شخصية لا حاجة إليها. فالجهة التي تصمم البرنامج ثم تكتشف في يومه الأول أن ثلث المشاركين يتابعون من هواتف بباقة محدودة ستضطر إلى الارتجال، والارتجال في التدريب يأتي غالبًا على حساب الممارسة.

وإذا كان جزء من البرنامج سيُقدَّم مباشرة عبر الإنترنت، فراجع مقال جلسات تدريب افتراضي لفرق المنظمات الموزعة في سوريا.

من يراجع محتوى مركز تدريب قبل أن يصل إلى القاعة؟

المحتوى الذي أعده مركز تدريب لعملاء آخرين قد يكون صحيحًا في عمومه وغير مناسب لمنظمتك في تفاصيله: سقف اعتماد مختلف، أو قالب لا تستخدمه الجهات المانحة التي تعملون معها، أو مثال لا يليق بسياق عملكم. لذلك اتفق مع مركز تدريب قبل التعاقد على من يراجع المحتوى، وعلى أي أساس، وفي أي موعد.

ويمكن تنظيم المراجعة في ثلاث خطوات:

• مراجعة الموضوع: يتولاها مالك المهمة في منظمتك، كمسؤول المالية أو مسؤول المنح، ويطابق كل قاعدة وقالب ومثال مع الإجراءات الحالية ومتطلبات المانحين.

• مراجعة الحساسية: تستخدم التمارين أسماء ومبالغ وأماكن وهمية فقط، وتخلو من بيانات المستفيدين وحالات الحماية والصون وإجراءات الأمن ومواقع المكاتب والموظفين.

• مراجعة اللغة: يقرأ المحتوى موظفان أو ثلاثة ممن سيحضرون التدريب، ويتأكدون أن المصطلحات العربية هي التي يستخدمها الفريق فعلًا.

وقد يتردد مركز تدريب أو مدرب في إرسال مواده كاملة قبل التعاقد حرصًا على ملكيتها. ويمكن حل ذلك بمراجعة المواد في جلسة مشتركة أو عبر رابط للقراءة فقط، على أن تُسجَّل ملاحظاتكم ويُتفق على موعد تعديلها. المهم ألا يدخل القاعة محتوى لم يطّلع عليه مالك المهمة في منظمتك.

واطلب أن يُوضع تاريخ إصدار على المواد بعد مراجعتها، وأن تصلك النسخة النهائية قبل التنفيذ بأيام عمل، مع التزام بعدم إضافة شرائح أو حالات لم تُراجع يوم التدريب. وإذا كنتم تنوون تحويل المحتوى لاحقًا إلى تمارين ذاتية، فيشرح مقال التعلم الإلكتروني لفرق المنظمات في سوريا: تحويل الأدلة إلى مهام تدريبية كيف تحافظون على انضباط المراجعة نفسه.

أسئلة تحسمها قبل التوقيع

بعض الأسئلة تحوّل الانطباع الجيد إلى التزامات يمكن التحقق منها لاحقًا:

• هل سيقدم المدرب المسمّى كل الجلسات؟ وما حقك في الموافقة إذا اضطر مركز تدريب إلى استبداله؟

• ما بيانات المشاركين التي يحتاجها مركز تدريب أو المدرب؟ وهل يمكن الاكتفاء بالاسم والدور الوظيفي؟

• ماذا يحدث إذا انقطعت جلسة بسبب الكهرباء أو الاتصال: هل تُعاد أم تُسجَّل أم يتغير موعدها؟

• كيف سيثبت مركز تدريب أن المشاركين يستطيعون أداء المهمة في نهاية البرنامج؟ وهل سيراجع عينة من أعمالهم الفعلية بعد أسابيع؟

• هل يؤكد المزود كتابيًا أي تسجيل أو شهادة أو اعتماد يذكره، حتى تتحقق منه لدى الجهة التي أصدرته؟

والسؤال الأخير يستحق عناية خاصة. فقول أي مركز تدريب إنه «معتمد» أو «مسجل» لدى منظمة أو وكالة ادعاء يُتحقق منه لدى تلك الجهة، لا دليل قائم بذاته. أما أهلية التعاقد مع مزود معين فتحددها أنظمة الشراء في منظمتك ومتطلبات المانحين، ولا يتناولها هذا المقال.

مثال افتراضي: ميزانيات المقترحات في منظمة محلية بدمشق

المثال التالي افتراضي، والغرض منه توضيح الطريقة فقط.

تريد منظمة محلية في دمشق، لها مكتبان ميدانيان، أن يُعدّ ثمانية من منسقي المشاريع ميزانيات مقترحات تُعتمد من المراجعة الأولى. فتكتب مسؤولة المنح وصف المهمة في فقرة واحدة، وترفق ميزانية وهمية مكتملة نموذجًا للمنتج المطلوب.

يرد مركز تدريب أول بمحتوى دورته العامة في الموازنات دون أن يحدد المدرب. ويقترح مركز تدريب ثانٍ مدربة متمكنة خبرتها كلها في موازنات الشركات. أما العرض الثالث فمن مدرب مستقل عمل في مراجعة ميزانيات المقترحات، ويرسل تمرينًا يحوّل فيه المشاركون خطة أنشطة وهمية إلى ميزانية مبررة، ويسأل عن عدد المنسقين الذين سيشاركون من المكتبين الميدانيين.

وقبل التوقيع، تطلب المنظمة من المدرب نسخًا قابلة للطباعة من كل التمارين، وتقسيم البرنامج إلى أربع جلسات قصيرة تناسب المكتبين، ونصًا مكتوبًا لمقطعين مسجلين. وتراجع مسؤولة المنح التمارين، فتستبدل مثالًا يشبه مشروعًا حقيقيًا أكثر مما ينبغي، وتضيف قائمة التدقيق التي تستخدمها المنظمة في الاعتماد. وبعد شهر من التدريب، تراجع مع المدرب ميزانيتين حقيقيتين أعدهما منسقان شاركا في البرنامج.

الخلاصة

لا يتوقف اختيار مزود تدريب لفرق المنظمات في سوريا على عنوان الدورة، بل على ثلاثة أسئلة: هل يعرف مركز تدريب أو المدرب المهمة التي يؤديها فريقك؟ وهل يستطيع كل مشارك أن يشارك كاملًا؟ ومن يراجع المحتوى قبل التنفيذ؟

اطرح الأسئلة نفسها على كل مركز تدريب أو مدرب في قائمتك، وتحقق من الادعاءات بدل قبولها، ودوّن الإجابات في الاتفاق. فالجهة التي ترحب بهذه الأسئلة أقرب إلى تقديم تدريب يستخدمه فريقك في عمله من الأسبوع التالي.

اضغط هُنا. إذا كنت تستعد لاختيار جهة تدريب لفرق تعمل في سوريا وتريد التفكير معنا في المهمة أو الإتاحة أو مراجعة المحتوى، يمكنك مناقشة احتياجاتك التدريبية مع فريق SkillUp MENA.