تجهيز بيانات الموظفين قبل تنفيذ LMS في المغرب

في الأسبوع الأخير قبل الإطلاق، تكتشف فرق كثيرة أن أصعب جزء في تنفيذ نظام إدارة التعلم ليس إعداد الدورات ولا تدريب المسؤولين عن المنصة، بل ملف الموظفين. فالملف الذي يبدو مكتملًا في نظام الأجور يكشف عند أول استيراد تجريبي عن موظفين مسجلين مرتين، ووحدات تنظيمية مكتوبة بثلاث صيغ، ومديرين غادروا الشركة منذ أشهر، وعمود لغة فارغ.

وتزداد المسألة تعقيدًا في الشركات المغربية. فبيانات الموارد البشرية تُحفظ غالبًا بالفرنسية، بينما يقرأ كثير من الموظفين بالعربية أولًا، وتُكتب الأسماء بالحروف اللاتينية أو العربية أو بهما معًا، وتضم المجموعات مواقع في الدار البيضاء وطنجة والقنيطرة وأكادير نشأ كل منها بعاداته الخاصة في إدخال البيانات.

يقدّم هذا المقال لفرق الموارد البشرية وتقنية المعلومات طريقة عملية لتجهيز بيانات الموظفين قبل تنفيذ نظام إدارة التعلم، في خمسة محاور: المعرّفات، والوحدات التنظيمية، وحقول اللغة، وحقل المدير المباشر، ومعالجة التكرار. وهو دليل تنظيف للبيانات، لا دليل لاختيار المنصة.

قبل الاستيراد: افحص الملف بأربعة أسئلة

لا تبدأ بتصحيح الأخطاء واحدًا واحدًا، بل بقياسها. ويعرض إطار جودة البيانات الحكومي في المملكة المتحدة أبعادًا لجودة البيانات يمكن تحويل أربعة منها إلى أسئلة مباشرة عن ملف الموظفين:

• الاكتمال: هل السجلات والحقول المطلوبة موجودة لكل موظف سيستخدم نظام إدارة التعلم؟

• التفرد: هل يظهر أي شخص في أكثر من سجل؟

• الاتساق: هل تتعارض قيمة مع قيمة أخرى للشخص نفسه، كموقع لا يطابق الوحدة التي يتبعها؟

• الصلاحية: هل القيم بالصيغة والنطاق المتفق عليهما، كرقم من ستة أرقام أو رمز لغة معتمد؟

سجّل عدد الأخطاء في كل بُعد، وأعد القياس بعد كل جولة تصحيح. وصحّح الأخطاء في النظام المصدر لا في ملف الاستيراد، حتى لا يعيدها التصدير التالي إلى نظام إدارة التعلم. وإن لم تكن منشأتك قد حددت بعد النظام الذي يُعد مرجعًا لبيانات الموظفين، فابدأ بدليلنا حول تحديد المصدر المرجعي لبيانات الموظفين.

ولا ترسل إلى فريق التنفيذ إلا الحقول التي يحتاجها نظام إدارة التعلم فعلًا. فملف الأجور يضم الراتب والحسابات البنكية وبيانات الأسرة، ولا مكان لها في ملف الاستيراد؛ احذفها من الاستخراج نفسه، لا من الملف بعد إرساله.

المعرّف: رقم واحد ثابت لكل موظف

يحتاج كل سجل في نظام إدارة التعلم إلى معرّف واحد لا يتغير ولا يُعاد استخدامه لشخص آخر. وفي أغلب الشركات المغربية يكون الخيار الطبيعي هو الرقم الوظيفي (matricule) من نظام الموارد البشرية أو الأجور. تحقّق من وجوده لكل من سيستخدم نظام إدارة التعلم، واحفظه بصيغة نصية حتى لا تضيع الأصفار في بدايته، وتأكد من أنه لا يتغير عند الانتقال بين المواقع أو الشركات التابعة للمجموعة أو أنواع العقود. أما البريد الإلكتروني فليس معرّفًا مناسبًا؛ فهو يتغير مع تغيير الاسم أو الشركة التابعة، ولا يملكه كثير من عمال المصانع ومحطات التعبئة أصلًا.

ولا تستخدم رقم البطاقة الوطنية للتعريف أو رقم الضمان الاجتماعي مفتاحًا في نظام إدارة التعلم؛ فكلاهما أكثر حساسية مما يحتاجه التدريب. وخطّط أيضًا لمن لا يملكون رقمًا وظيفيًا ويحتاجون مع ذلك إلى تدريب السلامة أو التهيئة، كالمتدربين وعمال شركات التشغيل المؤقت والمتعاقدين: امنحهم أرقامًا من سلسلة مستقلة ببادئة واضحة لا يمكن أن تتداخل مع أرقام الموظفين.

أما من يعود إلى الشركة بعد انقطاع، فاتفق مع الموارد البشرية على أن يحتفظ برقمه القديم، أو أن يُربط الرقمان قبل الاستيراد؛ وإلا تعامل النظام معه كشخص جديد وانقسم تاريخه التدريبي بين سجلين.

الوحدات التنظيمية: الرموز قبل الأسماء

تُوصف الهياكل في كثير من المؤسسات المغربية بالفرنسية وعلى مستويات متتالية، مثل المديرية (direction) والقسم (département) والمصلحة (service)، بينما تُتابَع المواقع في حقل آخر. جهّز قبل الاستيراد قائمة واحدة نظيفة بالوحدات، لكل منها رمز ووحدة أم وموقع عند الحاجة، واجعل قواعد التكليف والتقارير في نظام إدارة التعلم تعتمد على هذه الرموز لا على الأسماء المكتوبة يدويًا.

ثم قارن القائمة بما هو مسجل فعلًا في ملفات الموظفين. ستجد غالبًا الوحدة نفسها بعدة صيغ، ووحدات أُغلقت أو دُمجت وما زال موظفون مرتبطين بها، وأسماء مواقع مدموجة في أسماء الوحدات، وموظفين ملحقين بالمديرية لأن أحدًا لم يحدد مصلحتهم الفعلية.

وقرر أي التسميات سيراها المستخدمون: فإذا كانت الموارد البشرية تعمل بالفرنسية والمديرون يقرؤون التقارير بالعربية، فاحفظ تسمية بكل لغة مقابل الرمز نفسه، بدل تغيير الأسماء في منتصف المشروع. وعيّن مالكًا واحدًا لقائمة الوحدات يعتمد أي وحدة جديدة قبل ظهورها في ملفات الموظفين.

حقول اللغة: ثلاثة أسئلة لا سؤال واحد

اللغة هي النقطة التي يختلف فيها تجهيز البيانات في المغرب أكثر من غيره. فلا تكتفِ بعمود واحد عنوانه «اللغة»، بل أجب عن ثلاثة أسئلة منفصلة:

• لغة الواجهة: بأي لغة يرى الموظف القوائم والإشعارات في نظام إدارة التعلم؟

• لغة المحتوى: أي نسخة من الدورة تُسند إليه حين تتوفر بالعربية والفرنسية أو الإنجليزية؟

• كتابة الاسم: هل يظهر الاسم بالحروف اللاتينية أم العربية أم بهما في الشاشات والتقارير والشهادات؟

ولا تستنتج اللغة من الاسم أو الموقع أو الجنسية؛ خذها من سجلات الموارد البشرية أو اسأل الموظفين مباشرة. واحفظها بصيغة موحدة؛ إذ تصف الوثيقة BCP 47 (RFC 5646) الصادرة عن IETF وسومًا معيارية للإشارة إلى لغة المحتوى، واستخدام رموز قصيرة مثل «ar» و«fr» و«en» يمنع عمودًا يخلط «Arabe» و«AR» و«العربية». وحدّد قيمة افتراضية لمن لم يُجب بعد.

وجرّب الحروف الخاصة قبل تحميل الجميع: فالأسماء الفرنسية التي تحتوي é أو è أو ç، والأسماء المكتوبة بالعربية، يجب أن تبقى سليمة بعد التصدير والاستيراد. ولمعرفة أثر متطلبات اللغة في اختيار المنصة نفسها، راجع دليلنا حول اختيار Arabic LMS للشركات المغربية متعددة اللغات.

حقل المدير المباشر: الرقم لا الاسم

يحدد هذا الحقل في نظام إدارة التعلم من يتلقى التذكيرات، ومن يوافق على الطلبات، ومن يرى نتائج الفريق، لذلك يستحق مراجعة مستقلة:

• سجّل الرقم الوظيفي للمدير لا اسمه؛ فقد يتشابه اسمان، ولا يتشابه رقمان.

• تأكد من أن كل رقم مدير يشير إلى موظف ما زال في الخدمة، فالمديرون الذين غادروا سبب شائع لتذكيرات لا يقرؤها أحد.

• حدّد من يُعامل كمدير عند شغور المنصب: مدير بالنيابة، أو المستوى الأعلى، أو الموارد البشرية.

• ابحث عن الحلقات المغلقة، حيث يظهر شخصان كمدير كل منهما للآخر، وعن موظفين بلا مدير إطلاقًا.

• إذا كانت لديكم تبعية مزدوجة، وظيفية وتسلسلية، فاختر الخط الذي تعتمد عليه متابعة التدريب.

ومن الطرق العملية للتحقق أن ترسل إلى كل مدير قائمة بالموظفين المسجلين تحت إشرافه وتطلب منه تأكيدها خلال أيام. فالمدير يعرف فريقه أفضل من أي ملف، وكل اسم ناقص أو زائد يكشف خطأً في الحقل قبل أن يصل إلى نظام إدارة التعلم.

معالجة التكرار: الشخص نفسه في سجلين

للتكرار أسباب متوقعة: إعادة تعيين برقم جديد، أو متدرب تحوّل إلى موظف، أو انتقال بين شركتين في المجموعة نفسها، أو قائمة يدوية دُمجت مع ملف الأجور. وكل سجل مكرر في نظام إدارة التعلم يعني تاريخًا تدريبيًا مقسومًا، وتذكيرات مضاعفة، وأعدادًا مضخمة في التقارير.

ابحث على مرحلتين: الأولى عن أرقام وظيفية مكررة، وهي يجب ألا توجد أصلًا. والثانية عن تطابقات محتملة بين صيغ مختلفة للاسم مع تاريخ التعيين والموقع، فقد يكون «Mohamed» و«Mohammed» و«Mohamad»، أو «Aït» و«Ait»، شخصًا واحدًا أو ثلاثة أشخاص. احسم الحالات المشكوك فيها مع الموارد البشرية لا بقاعدة آلية، واحتفظ بسجل دمج يبيّن الرقم الملغى والرقم الباقي وسبب الدمج ومن أكده، فستحتاجه إن نُقلت سجلات تدريب قديمة إلى نظام إدارة التعلم لاحقًا.

من يتولى التجهيز ومتى؟

تنظيف البيانات ليس مهمة فريق التنفيذ وحده، لأن كثيرًا من قراراته قرارات موارد بشرية. ويفيد توزيع العمل على هذا النحو:

• تقنية المعلومات: استخراج الملف من النظام المصدر، وقياس الأخطاء في كل بُعد، وإعادة القياس بعد كل جولة.

• الموارد البشرية في المقر: تصحيح القيم في النظام المصدر، واعتماد قائمة الوحدات وقواعد المعرّفات.

• مسؤولو الموارد البشرية في المواقع: تأكيد حالات التكرار المشكوك فيها والمديرين الفعليين لكل فريق.

• فريق التدريب: تحديد الحقول التي تحتاجها قواعد التكليف والتقارير في نظام إدارة التعلم، والموافقة على نتيجة الاستيراد التجريبي.

وابدأ قبل موعد الإطلاق بوقت يكفي لجولتين من التصحيح على الأقل، لا بأيام قليلة. واختر عينة الاستيراد التجريبي بعناية: سجلات من كل موقع وكل نوع عقد، وأسماء تحتوي حروفًا خاصة، وموظفًا عائدًا بعد انقطاع، وفريقًا شغر منصب مديره؛ فهذه الحالات تكشف ما لا تكشفه السجلات العادية.

مثال افتراضي: شركة تصدير زراعي وعمال موسميون

المثال التالي افتراضي، والغرض منه توضيح خطوات التجهيز فقط.

شركة لتعبئة الخضر والحوامض وتصديرها، مقرها الإداري في الدار البيضاء ومحطات التعبئة في منطقة سوس ماسة، تستعد لتنفيذ نظام إدارة التعلم لنحو 900 موظف دائم، إضافة إلى عمال موسميين يعود كثير منهم كل موسم. وقبل إرسال أي ملف إلى فريق التنفيذ، أجرت الموارد البشرية فحص الأبعاد الأربعة على ملف الأجور.

كشف الفحص أن معظم التكرار سببه العمال الموسميون، إذ يحصل كثير منهم على رقم جديد في كل موسم، فاتفقت الإدارة على أن يحتفظ العائد برقمه القديم، ودُمجت السجلات السابقة بعد مراجعتها مع مسؤولي المحطات. وتبيّن أيضًا أن حقل المدير في محطة كاملة يشير إلى رئيس فريق غادر الشركة، وأن أسماء المحطات مكتوبة مرة بالفرنسية ومرة بالعربية. فصُححت البيانات في نظام الأجور، وأضيف حقلا لغة الواجهة ولغة المحتوى من استمارة قصيرة ملأها الموظفون.

ثم استُورد 40 سجلًا تجريبيًا تمثل المقر والمحطات والعمال الدائمين والموسميين، وكشفت المحاولة الأولى أن الأسماء التي تحتوي حروفًا فرنسية خاصة ظهرت مشوهة، فعُدّل ترميز ملف التصدير، ونجح الاستيراد في المحاولة الثانية، وبعدها فقط حُمّل الملف الكامل إلى نظام إدارة التعلم.

الخلاصة

يعتمد نجاح نظام إدارة التعلم في الشركة المغربية على جودة بيانات الموظفين التي يستقبلها في يومه الأول. امنح كل شخص معرّفًا واحدًا ثابتًا، وحوّل الوحدات التنظيمية إلى رموز بتسميات باللغات التي يقرؤها الناس، وافصل لغة الواجهة عن لغة المحتوى وكتابة الاسم، وسجّل المديرين بأرقامهم، وعالج التكرار قبل أن يصل إلى منصة إدارة التعلم.

صحّح كل مشكلة في مصدرها، ووزّع العمل بين الموارد البشرية وتقنية المعلومات والمواقع وفريق التدريب، وجرّب استيرادًا صغيرًا، ثم حمّل الجميع. ولمعرفة الحقل المقابل لكل عنصر من هذه البيانات، راجع دليلنا حول بناء خريطة الحقول بين الموارد البشرية ونظام إدارة التعلم.

اضغط هُنا. إذا كنت تجهّز بيانات الموظفين قبل تنفيذ نظام إدارة التعلم في شركتك، يسعد فريق SkillUp MENA بمناقشة متطلباتك معك.