في الإمارات: إدارة فرق عربية وإنجليزية متعددة الشركات Arabic LMS

يسأل مدير صالة عرض للسيارات في دبي فريق التدريب سؤالًا يبدو بسيطًا: لماذا لا يظهر في صفحتي مستشارا الخدمة اللذان يعملان معي كل يوم؟ والجواب أنهما موظفان لدى شركة أخرى في المجموعة نفسها، وأن نظام إدارة التعلم أُعدّ ليُظهر لكل مدير موظفي شركته فقط. وفي اليوم نفسه تشتكي مستشارة جديدة من أن دورات المنتجات تصلها بالإنجليزية، مع أنها اختارت العربية عند تسجيلها.

هذا مشهد افتراضي، لكنه يلخّص ما يحدث حين تتوزع الفرق ثنائية اللغة على عدة شركات داخل مجموعة واحدة: شركة توظّف، وأخرى تشغّل، وثالثة تقدّم خدمات مشتركة. فعلى نظام إدارة التعلم عندها أن يجيب عن أربعة أسئلة في وقت واحد: بأي لغة يتعلم كل موظف؟ ولأي شركة ينتمي؟ وفي أي مجموعة تقارير تظهر نتائجه؟ ومن يشرف عليه؟

يعرض هذا المقال لفرق الموارد البشرية وتقنية المعلومات والمشتريات في الإمارات طريقة لتحديد متطلبات اللغة والكيانات ومجموعات التقارير والإشراف قبل إعداد نظام إدارة التعلم، مع اختبارات عملية لكل قرار في بيئة تجريبية قبل التعاقد.

ابدأ بخريطة اللغة لا بإعدادات نظام إدارة التعلم

اكتب لكل شركة ولكل دور وظيفي جدولًا بسيطًا يحدد:

• لغة المحتوى الإلزامي: العربية أو الإنجليزية أو كلتاهما، ومن يقرر ذلك في كل شركة.

• اللغة التي يفضّل الموظف التعلم بها، وقد تختلف عن اللغة الافتراضية لشركته.

• لغة الإشعارات والشهادات وقوائم الملاحظة في موقع العمل.

• اللغة التي يحتاجها المشرف وفريق الموارد البشرية عند قراءة التقارير.

وتوقّع اختلافًا بين الشركات؛ فقد تشترط شركة البيع العربية والإنجليزية معًا في إجراءات التعامل مع العملاء، بينما تعتمد شركة الصيانة الإنجليزية في المحتوى الفني مع ملخص عربي. ولا خطأ في أي من القاعدتين، لكن نظام إدارة التعلم الذي يُضبط على لغة افتراضية واحدة للمجموعة كلها سيفرض قاعدة شركة واحدة على الجميع دون أن يلاحظ أحد.

وافصل تفضيل الموظف عن قاعدة الشركة. فـدليل W3C حول استخدام Accept-Language لتحديد الإعدادات المحلية ينبّه إلى أن الاعتماد على لغة المتصفح وحدها لتحديد إعدادات المستخدم ليس فكرة جيدة، وينصح بإتاحة تغيير اللغة عند الحاجة وحفظ الاختيار للزيارات اللاحقة. وفي نظام إدارة التعلم يعني ذلك حقلًا لتفضيل اللغة في ملف كل موظف، يأتي من بيانات الموارد البشرية أو يختاره الموظف بنفسه، لا لغة تُستنتج من الجهاز الذي يستخدمه.

وحدّد كذلك من يملك القرار عند الاختلاف: هل تعلو قاعدة الشركة على اختيار الموظف دائمًا، أم في المحتوى الإلزامي فقط؟ خذ مثلًا موظفًا ينتقل من شركة الصيانة إلى شركة البيع: هل يحتفظ باللغة التي اختارها، أم تُطبَّق عليه قاعدة شركته الجديدة؟ القرار المكتوب هنا يوفّر على فريق التدريب استثناءات شهرية لا تنتهي.

وأضف إلى الخريطة أسماء الشركات والمسميات الوظيفية بصيغتيها العربية والإنجليزية المعتمدتين، لأنها ستظهر في الشهادات والتقارير والإشعارات التي يرسلها نظام إدارة التعلم. فإذا تُرجم اسم الشركة بطريقتين مختلفتين، أو ظهر مسمى «مستشار خدمة» بثلاث صيغ في ملفات الموارد البشرية، تعطلت قواعد التكليف وارتبك الموظف في معرفة الجهة التي يتبعها.

الكيانات تتبع جهة التوظيف لا اللغة

من الحلول السريعة الشائعة تقسيم منصة إدارة التعلم حسب اللغة: قسم عربي وقسم إنجليزي. يبدو ذلك مرتبًا عند الإطلاق، لكنه يتعثر مع أول شركة لديها موظفون من اللغتين، فيظهر الموظف في القسم الخطأ أو يظهر مرتين. والأسلم أن يُبنى نظام إدارة التعلم حول الشركات بوصفها كيانات، وأن تكون اللغة صفة لكل موظف ولكل دورة. اطلب من كل مزود أن يعرض أمامك في البيئة التجريبية:

• كل شركة كيانًا مستقلًا له فهرسه وإعداداته الافتراضية وقوالب الإشعارات باللغتين.

• دورات مشتركة على مستوى المجموعة تُتاح لكل الكيانات دون نسخها.

• موظفًا تختلف الشركة التي توظّفه عن الشركة التي يعمل في موقعها يوميًا.

• انتقال موظف بين شركتين في المجموعة دون فقدان سجله التدريبي.

ولإعداد الكيانات بُعد يتعلق بالبيانات أيضًا. فـصفحة قوانين حماية البيانات على المنصة الرسمية لحكومة الإمارات تعرض المرسوم بقانون اتحادي رقم 45 لسنة 2021 الذي يسري على معالجة البيانات الشخصية، وتدرج بشكل مستقل قانون حماية البيانات رقم 5 لعام 2020 الخاص بمركز دبي المالي العالمي. أي أن شركات المجموعة الواحدة قد لا تخضع للقواعد نفسها، فراجع مع الفريق القانوني ما يجوز أن يتشاركه نظام إدارة التعلم من سجلات بين الكيانات. ويتناول دليلنا حول فصل البيانات وتجميع التقارير في مجموعات الشركات أسئلة هذا الجانب بالتفصيل.

وحدّد أيضًا من يدير ماذا. فبعض الإعدادات يجب أن يبقى مركزيًا على مستوى المجموعة، مثل الفهرس المشترك وقوالب الإشعارات باللغتين وقواعد اللغة العامة، وبعضها يُترك لمسؤول التدريب في كل شركة، مثل الدورات المحلية ومواعيد التكليف. اختبر في نظام إدارة التعلم أن مسؤول كل كيان يستطيع إدارة ما يخصه دون أن يغيّر إعدادًا مشتركًا يؤثر في الشركات الأخرى، وأن كل تغيير في القوالب المشتركة يظهر باللغتين معًا.

مجموعات تقارير في نظام إدارة التعلم تتجاوز حدود الشركة

الكيان يجيب عن سؤال «من يوظّف هذا الشخص؟»، أما مجموعة التقارير فتجيب عن سؤال آخر: «من يجب أن تُعرض نتائجهم معًا؟». وفي المجموعات ذات الفرق ثنائية اللغة كثيرًا ما تتجاوز المجموعات المفيدة حدود الشركة: كل العاملين مع العملاء، أو كل المشرفين في إمارة واحدة، أو فريق مشروع مشترك، أو كل من يتعلم بالعربية. عرّف هذه المجموعات صراحة في نظام إدارة التعلم، واختبر:

• أن تضم مجموعة التقارير موظفين من عدة كيانات، مع بقاء فريق الموارد البشرية في كل شركة مقتصرًا على موظفيها.

• أن تتحدث العضوية تلقائيًا من بيانات الموارد البشرية بدل صيانتها يدويًا.

• أن يُظهر التقرير اللغة التي أكمل بها كل موظف الدورة.

• أن تظهر عناوين الدورات ورؤوس الأعمدة بلغة القارئ، أو بصيغة مزدوجة يفهمها الطرفان.

ولعمود اللغة قيمة تتجاوز الشكل. فإذا ظهر فرق واضح في نتائج دورة واحدة بين من تعلموا بالعربية ومن تعلموا بالإنجليزية داخل المجموعة نفسها، فالسبب غالبًا في النسخة لا في الموظفين، ولن يكشفه إلا تقرير يسجّل اللغة.

واسأل عن التقارير المجدولة: هل يستطيع نظام إدارة التعلم أن يرسل في نهاية كل شهر تقريرًا مستقلًا لكل شركة بلغتها المعتمدة، وملخصًا موحدًا لقيادة المجموعة، من البيانات نفسها؟ فحين يُعدّ كل تقرير يدويًا من مصدر مختلف، تظهر الأرقام المتضاربة في أول اجتماع.

الإشراف عبر حدود الشركات

الإشراف هو الموضع الذي يضغط فيه التوزيع على عدة شركات على نظام إدارة التعلم أكثر من غيره. فمدير صالة العرض، أو قائد فريق في مركز خدمات مشتركة، أو مدير مشروع، قد يشرف على موظفين توظّفهم شركات مختلفة. ويحتاج كل منهم إلى رؤية فريقه والتصرف بشأنه بلغته هو، دون أن يرى أحدًا خارج الفريق.

ويقدّم مبدأ الحد الأدنى من الصلاحيات قاعدة واضحة؛ إذ يعرّفه مسرد المعهد الوطني الأمريكي للمعايير والتقنية (NIST) بأنه مبدأ أمني يقضي بأن يقيّد النظام صلاحيات وصول المستخدمين إلى الحد الأدنى اللازم لأداء المهام المسندة إليهم. وفي نظام إدارة التعلم يعني ذلك أن يرى المشرف عبر الشركات الأشخاص الذين يشرف عليهم بالضبط، أيًّا كانت الشركة التي توظّفهم، ولا أحد غيرهم من أي من الشركتين. اختبر ذلك بخطوط الإشراف الحقيقية:

• مشرف لديه موظفون من كيانين يراهم جميعًا في صفحة الفريق نفسها.

• المشرف نفسه لا يستطيع فتح سجلات موظفين خارج فريقه في أي من الكيانين.

• التذكيرات والتصعيدات تصل إلى المشرف بلغته، حتى لو كان الموظف يتعلم باللغة الأخرى.

• صلاحية مؤقتة تُمنح لمشرف بديل أثناء الإجازة وتُسحب بعدها دون تدخل تقنية المعلومات.

• قوائم الملاحظة والاعتماد متاحة باللغة التي يستخدمها المشرف في الموقع.

وتتغير خطوط الإشراف أسرع من تغيّر الكيانات. فحين ينتقل مستشار خدمة من صالة إلى أخرى، يجب أن ينتقل سجله إلى صفحة مديره الجديد من بيانات الموارد البشرية في اليوم نفسه، لا بعد طلب يدوي. واسأل: كم يستغرق ظهور التغيير، ومن يُنبَّه إذا فشل التحديث؟

مثال افتراضي: مجموعة سيارات بثلاث شركات

المثال التالي افتراضي، والغرض منه توضيح الطريقة فقط.

تضم مجموعة للسيارات شركة لبيع السيارات تدير صالات عرض في دبي وأبوظبي، وشركة لخدمات الصيانة، وشركة لتوزيع قطع الغيار في العين. ويعمل مستشارو الخدمة داخل صالات العرض وهم موظفون لدى شركة الصيانة، لكن مديري الصالات التابعين لشركة البيع يشرفون عليهم يوميًا. وتشترط شركة البيع محتوى التعامل مع العملاء باللغتين، بينما تعتمد شركة الصيانة الإنجليزية في المحتوى الفني مع ملخص عربي.

قبل اختيار نظام إدارة التعلم، كتب فريق التدريب خريطة اللغة، وأعدّ ثلاثة كيانات، وأنشأ مجموعتي تقارير: واحدة لكل العاملين مع العملاء، وأخرى لكل إمارة. ثم اختبر في البيئة التجريبية لكل مزود حالة مدير صالة يشرف على بائعين من شركته ومستشاري خدمة من شركة الصيانة.

أظهرت المنصة الأولى الفريق كاملًا في صفحة واحدة، لكنها منحت المدير اطلاعًا على كل مستشاري الخدمة في الشركة الأخرى، لا على فريقه فقط. أما المنصة الثانية فقيّدت الاطلاع بدقة، لكنها أرسلت إشعارات المدير بلغة الموظف لا بلغته. سجّل فريق المشتريات النتيجتين مقابل المعايير المكتوبة، وطلب من المزودين خطة إصلاح بمواعيد محددة، ثم أعاد الاختبار قبل التوقيع.

واكتشف الفريق أثناء التجربة أمرًا لم يكن في الحسبان: قوالب الإشعارات الخاصة بشركة قطع الغيار كانت بالإنجليزية وحدها، لأنها نُقلت كما هي من نظامها القديم. فأضاف إلى شروط القبول بندًا يشترط أن يكون لكل كيان قالب عربي وآخر إنجليزي لكل إشعار يرسله نظام إدارة التعلم، وأن يُختار القالب حسب تفضيل لغة المستلم لا حسب الشركة.

رتّب الانتقال قبل الإعداد

نادرًا ما تبدأ المجموعات من الصفر؛ فلكل شركة غالبًا مكتبة دورات خاصة بها، بعضها بالعربية وبعضها بالإنجليزية. وقبل نقلها جميعًا إلى نظام إدارة التعلم الجديد، حدّد ما يصبح محتوى مشتركًا للمجموعة، وما يبقى خاصًا بكيان واحد، وأي النسخ اللغوية متكافئة فعلًا. ويشرح دليلنا حول ترحيل مكتبة الدورات إلى LMS جديد في الإمارات خطوات هذا التحضير.

وحين تؤدي شركات المجموعة أدوارًا متشابهة بأسماء مختلفة، كعلامات تجارية أو خطوط خدمة متعددة، فإن بناء محتوى أساسي مشترك تُضاف إليه طبقات خاصة بكل كيان يقلل التكرار، وهو ما يعرضه دليلنا حول تصميم تعلم إلكتروني لفرق التجزئة متعددة العلامات في الإمارات.

الخلاصة

تحتاج الفرق ثنائية اللغة الموزعة على عدة شركات إلى أن يُبنى نظام إدارة التعلم على أربعة قرارات تُتخذ مسبقًا: متطلبات اللغة لكل شركة ودور، وكيانات تتبع جهة التوظيف لا اللغة، ومجموعات تقارير تعكس طريقة عمل المجموعة فعلًا، وإشراف يتبع خطوط الإشراف الحقيقية.

اختبر كل قرار في بيئة تجريبية ببيانات مجموعتك وخطوط إشرافها قبل التوقيع. وعندما تتسق اللغة والكيان ومجموعة التقارير والمشرف، يخدم نظام إدارة التعلم طريقة عمل المجموعات في الإمارات بدل أن يعزل فرقها في جزر منفصلة.

اضغط هُنا. إذا كانت مجموعتك تستعد لنقل فرقها العربية والإنجليزية من عدة شركات إلى نظام إدارة التعلم نفسه، يسعد فريق SkillUp MENA بمناقشة متطلباتك.